Soluções Inteligentes Para Organizar Uma Viagem!

São 25 dicas imperdíveis preparadas pela Prof.ª Especialista Magali Matta Amorim.

 

Um bom e eficaz profissional deve dominar todas as técnicas e passos para organizar uma viagem, quer seja terrestre quer seja aérea, quer seja nacional quer seja internacional. Os mínimos detalhes são importantíssimos no planejamento de uma viagem:

Organizando Viagens Nacionais & Internacionais

1.     Resolver com o executivo antes de ele viajar:

  Os assuntos que estão em seu follow-up para o dia ou semana em que ele estiver fora

  Quem assinará documentos na sua ausência

  Que providências serão tomadas em relação às pessoas de contato que farão aniversários e que ele faz questão de cumprimentar (se ele vai ligar de onde estiver ou se vai enviar um e-mail)

  Quem ficará interinamente em seu lugar no período de sua ausência

  Se ele vai enviar algum comunicado aos pares e subordinados avisando de sua ausência e de como poderá ser contatado.

2.     Ter uma boa Agência de Viagens em que você possa confiar e com que possa contar em todos os imprevistos.

3.   Certificar-se quanto à data de embarque e data de retorno. Qual é a data real em que o Executivo deve estar na localidade de destino.

4.   Conheça as preferências do executivo em relação à cias aéreas, hotéis, restaurantes, assento na aeronave, etc. 

5.     Contatar a Agência de Viagens para solicitar as possibilidades de voos das diferentes companhias aéreas e diferentes tarifas. Checar o número de escalas que as opções apresentam. O melhor é sempre optar-se por voos diretos.

6.   Se a viagem envolver vários compromissos é importante fazer um planejamento geral e discutir com o executivo a fim de se fazer os ajustes antes de começar a agir.

7.     Providencie a documentação necessária

o    Nacional – Carteira de Identidade

o    Internacional – Passaporte (veremos mais detalhadamente mais adiante).

8.     Solicite a reserva de hotéis também à Agência de Viagens.

9.   Confirme todos os horários e locais a serem visitados pelo executivo, confirmando endereços, telefones, etc. Faça a confirmação por escrito (fax ou e-mail). Anotar na agenda dele e na sua os contatos a serem feitos. Por isso, o contato com as secretárias das pessoas agendadas é bastante aconselhável.

10.  Digitar toda a programação de viagem e dar duas cópias do itinerário aéreo ao executivo, uma para ele, outra para a esposa.

11.  Elabore um Roteiro de Viagem detalhado, com todos os horários, endereços, telefones, nomes das pessoas que irá contatar. Fique com uma cópia para seu controle.

12.  Checar se necessitará levar algum equipamento tais como projetor multimídia, máquinas digitais, notebook, etc. e os providencie com antecedência.

13.  Em se tratando de bilhete físico peça à agência que o entregue com pelo menos um dia de antecedência à data do embarque.

14.  Tire cópia do bilhete físico para Você.

15.  Atualmente a maioria das passagens aéreas são emitidas eletronicamente, ou seja, o passageiro embarca com ‘e-ticket’ (electronic ticket) o qual deve ser enviado pelo Agente de Viagem assim que emitido.

16.  Providencie transporte para os seguintes percursos:

o    Residência – Aeroporto – Residência,

o    Empresa – Aeroporto - Residência.

17.  Se o executivo está viajando para alguma sucursal ou subsidiária, procure entrar em contato com a mesma e tente um motorista local para buscá-lo no Aeroporto quando de sua chegada.

18.  Lembre-se de que para embarques nacionais é necessário que o passageiro se apresente no aeroporto com uma hora de antecedência do horário marcado no bilhete aéreo. Para embarques internacionais são necessárias duas horas de antecedência.

19.  Como estamos passando por dificuldades aéreas é recomendável que o executivo chegue com a maior antecedência possível para efetuar seu check-in.

20.  Algumas companhias aéreas permitem efetuar o check-in pela internet e depois apenas despachar as bagagens.

21.  Algumas empresas têm regras claras quanto à classe de voos para seus executivos, dependendo 
das horas de voos e posição no organograma. Certifique se está solicitando a passagem na classe correta.

22.  As bagagens de mãos não podem exceder a 5 kg. As bagagens a serem despachadas somente até 20 kg. Acima disso normalmente a Cia. aérea cobrará o excedente. Sempre confirme esses dados com o Agente de Viagem ou Cia. Aérea.

23.  Para as Viagens Internacionais:

  Passaporte com mais de seis meses da sua data de vigência

  Para a emissão acesse o site www.dpf.gov.br

 É importantíssimo não perder o passaporte quando em outro país, pois somente a embaixada local poderá solucionar o problema. Por isso, recomenda-se transitar com uma cópia colorida das páginas de identificação do passaporte para evitar o extravio e, no caso de algum incidente, esclarecer às autoridades de que o passaporte original está no hotel, por exemplo.

  Certificar-se se é necessário Visto de Entrada para o país a ser visitado

  Site do Consulado Americano www.visto-eua.com.br

  Atenção: viagem para o Canadá, caso o voo tenha escala nos Estados Unidos, é imprescindível ter-se o visto americano. Caso contrário, a pessoa é deportada para o Brasil.

  Seguro Viagem Internacional

  Providenciar Adiantamento de Numerário para a Viagem ou a compra de moeda estrangeira para viagens internacionais

 Travelers Cheques, Cartões de Crédito e Cartões de Débito.

 Ter uma bagagem de mão com roupa para pelo menos uma troca caso a bagagem seja extraviada

 No caso de extravio de bagagem o passageiro deve preencher o relatório antes de deixar o aeroporto. Normalmente a bagagem é despachada para o endereço que o passageiro indicar. Oriente seu executivo a que faça o relatório antes de deixar o aeroporto caso contrário a Cia. aérea não se responsabiliza pelo extravio.

Certificar-se se o país de destino exige Certificado de Vacinação para a entrada em seu território (consulte o site da ANVISA www.anvisa.gov.br em Orientações ao Viajante)

 Planejar o tempo prevendo todos os possíveis atrasos – voos, trânsito, etc.

 Checar diferença de fuso horário

 Checar clima na localidade de destino

24.  Check-List Para A “Maleta” do Executivo

 Passaporte e identidade original

Carteira Internacional de Habilitação 

 Passagens (mesmo que sejam e-tickets devem estar impressas)

Carteira do Plano de Saúde

Seguro Viagem Internacional

Travelers cheques

Cartões de Visita

Cartão de Crédito Corporativo

Cartão de Débito

 Adiantamento de Numerário (moeda estrangeira)

 Blocos para Anotações, Canetas, lápis, borracha.

 Caneta laser-pointer

 Roteiro de Viagem completo - itinerário dos trechos aéreos completo

 Apresentações salvas tanto em Pen-drive como também em CD’s

 Relatórios, cronogramas, fotos.

 Checar se é necessário levar amostra de algum produto

25.  No retorno da Viagem:

 Preparar o relatório de despesas da viagem de acordo com os procedimentos administrativos de sua empresa

 Checar se há pendências

  Fazer follow-up

 Pedir ao executivo os cartões de visitas dos contatos efetuados e transferir os dados para sua agenda

  Anotar do verso dos cartões local e data da viagem

 Verificar quais pessoas contatadas devem receber um e-mail ou carta de agradecimento

  Verificar material técnico das visitas

 O que deverá ser circulado na empresa

 O que será aproveitado (subsídio) para relatórios técnicos ou reuniões

 O que deve ir para arquivo.

Agradecimentos à Professora Especialista Magali Matta Amorim, professora da Faculdade de Tercnologia de Carapicuíba (Fatec)