Chega de perder tempo ! Aprenda a organizar seus e-mails

Vocês estão cansadas (os) de verem sua caixa de email lotada? E ainda quando você precisa procurar um email URGENTE não consegue encontrar? Então é hora de dar um basta nisso: Organizem seus emails.

Para tudo existe uma saída.

O especialista brasileiro em administração de tempo e produtividade Christian Barbosa, te da à solução de como organizar seus emails, e ganhar tempo. “Criei a metodologia Tríade, em que recomendo uma estratégia para organização de pastas chamada Taxonomia Pessoal. Esse sistema consiste em ter poucos níveis principais e, a partir deles, abrir em mais pastas, o que pode ser replicado nas pastas Meus Documentos ou em arquivos físicos”, afirma o fundador da Triad PS.

O especialista Christian Barbosa deu algumas dicas de organização de Caixas de E-mails:

1. Crie suas pastas principais com base em “macro-assuntos”, tente não ultrapassar o limite de 10-12 pastas na Vertical e detalhe os “micro-assuntos” (na horizontal) dentro dessas pastas.

2. Revise constantemente suas pastas. Caso a pasta e seus itens não tenham sido utilizados por mais de 5 anos, delete-a ou mova-a para um arquivo morto.

3. Se você lida com clientes ou projetos, é válido criar uma pasta para cada cliente ou projeto independente. Facilita o arquivamento e agiliza a localização.

4. Evite pastas com nomes de pessoas, pois se a pessoa sai da empresa ou muda de área, por exemplo, a pasta exigirá um nível maior de manutenção. De preferência a pastas com assuntos ao invés de pessoas.

 “Se você tem uma estratégia eficiente de pastas e rapidamente acha o que procura, provavelmente terá vantagens localizando seus e-mails por pastas. Agora, se você precisa ficar fuçando as pastas para encontrar um e-mail, vai perder mais tempo do que utilizar o recurso de localizar do seu software de e-mail ou do Windows/MacOs. Uma pesquisa da IBM mostrou que uma pessoa gasta em torno de 58 segundos localizando e-mails em pastas (sem uma estratégia de organização bem definida) ao invés de 17 segundos quando utiliza o recurso de pesquisar. Eu utilizo os dois. Quando não sei direito o que preciso, ou o e-mail não foi para pasta e está apenas nos itens enviados, vou direto ao localizador do Windows. Já quando tenho certeza vou pelas pastas”.

Ufa! Agora sim terei o total controle dos meus e-mails, e você também terá?

Boa sorte!