Você já parou para pensar na quantidade de funções que cabem à secretária executiva? Exercer bem seus papéis não é fácil, afinal, a demanda de informações é tão grande, que é preciso ser super para conciliar tudo da melhor maneira possível!
Devido ao atual cenário organizacional, competitivo e globalizado, onde a troca de experiências e conhecimentos ocorre em ritmo acelerado, cada vez mais a secretária executiva passa a exercer habilidades gerenciais com o intuito de responder satisfatoriamente às exigências das organizações. É imprescindível que ela tenha uma visão estratégica do funcionamento geral da empresa em que atua, para poder agir em parceria com seu executivo e equipe, priorizando atividades, gerenciando informações, compreendendo os objetivos e metas a serem alcançados e se comprometendo com a organização.
A secretária executiva tornou-se um elemento chave na organização, através de uma postura gerencial condizente com as tendências do mercado atual, englobando gestão de pessoas, comunicação interpessoal e comportamento organizacional. Com esta nova visão administradora, somando-se à habilidade de liderança, delegação de tarefas e capacidade de lidar com diferentes estilos de personalidade, esta profissional é capaz de assessorar de modo eficaz, não só seu gestor, como também a equipe com a qual trabalha. Ela tem adquirido também uma autonomia cada vez maior, o que faz com que suas responsabilidades se multipliquem.
A secretária executiva atua hoje como multiprofissional, assumindo papéis polivalentes que permitem a ela administrar o fluxo de informações com competência, conhecimento, criatividade, espírito empreendedor e eficácia, bem como gerenciar pessoas assertivamente, usando da inteligência emocional para enfrentar obstáculos, resolver problemas e criar um ambiente de interação. Hoje, a secretária busca alcançar os objetivos e as metas se preocupando não só com a produtividade e qualidade de seu trabalho, mas também buscando desenvolver parcerias com a equipe e com os colegas por meio do seu envolvimento com assuntos corporativos e seu posicionamento na organização como facilitadora e multiprofissional. A qualidade do trabalho da equipe é tão importante quanto o seu próprio trabalho!
A secretária executiva do século XXI possui habilidades gerenciais fortemente definidas: comunicação assertiva, ênfase no relacionamento interpessoal, capacidade de lidar com conflitos, de trabalhar em equipe, de coordenar uma tarefa, de supervisionar seus subordinados, de resolver problemas, de tomar decisões e de melhorar a qualidade e produtividade do trabalho. Embora nem sempre percebamos, a secretária executiva atua em espaços que vão muito além das tradicionais funções que já conhecemos: em algumas empresas, ela tem ainda subordinados, como copeiras, recepcionistas, e isso exige que tenha discernimento para poder liderá-los, sem no entanto agir como alguém que “manda”, mas sim que media. O próprio fato de ser agente de comunicação entre as diversas facções de uma empresa já a coloca no papel de líder, afinal, não é fácil agir eficazmente, minimizando conflitos e passando informações cem por cento precisas.
Ainda, além das funções que você já conhece, as secretárias executivas auxiliam, muitas vezes, a vários executivos – o que, somado ao fato de terem ainda pessoas sob sua supervisão, requer habilidades específicas para administrar várias tarefas e liderar. Muitas organizações já estão assimilando essa mudança de perfil, assim como a própria profissional, que tem sentido a necessidade de estudar cada vez mais, se aprimorando e investindo em treinamentos gerenciais para que possam desenvolver seu potencial e realizar suas atividades com eficácia.
O espaço conquistado pela secretária executiva é visível, pois a própria equipe tem ampliado sua participação dentro da organização: sua presença tem se tornado fundamental , participando ativamente de reuniões estratégicas, inteirando-se dos assuntos corporativos, propondo ideias e sugestões, sendo ouvida e reconhecida como profissional competente, hábil e apta a gerir processos e pessoas. É claro que, em algumas organizações, isso ainda ocorre a um passo mais lento, mas a tendência é que a secretária executiva assuma cada vez mais essa autonomia e participação efetiva dentro dos interesses da sua empresa.
Mas quais são as habilidades de uma secretária executiva enquanto uma líder? As primeiras habilidades de liderança que exerce começam com seu próprio trabalho: ela lidera sua rotina diária, planeja e traça estratégias para conseguir dar conta de uma rotina cheia de tarefas. Desta forma, já consegue visualizar o que funciona ou não e mediar as tarefas de seus subordinados, quando os tiver. Aí que entra a necessidade de autoliderança: Usar o perfil de líder no dia a dia, nas tarefas, na carreira. É preciso ser primeiramente seu próprio líder.
Uma das maiores dificuldades, para qualquer líder, é moldar seu comportamento para mostrar que está liderando, e não mandando. Algumas secretárias, por sua própria história, em que eram tratadas com autoritarismo, construíram um comportamento nada democrático, o que nem sempre agrada aos colegas e pode ser péssimo na construção de sua imagem. Liderar não é sinônimo de mandar: um bom líder não precisa ordenar, ele mostra por meio de uma boa conversa e de suas próprias atitudes qual é o caminho a ser tomado. É preciso ter habilidade para lidar com as pessoas, pois cada uma tem sua história, suas qualidades, e é preciso considerar sua individualidade sempre. Portanto, sem um bom relacionamento com a equipe, sem conhecer as habilidades e necessidades de cada um, não há liderança.
Para que um líder seja eficiente na sua função, precisa dominar e aplicar no seu cotidiano as quatro funções básicas da administração:
- planejamento: planejar é definir os objetivos a serem atingidos e traçar uma meta para se alcançar o que deseja. Você deve fazer aquelas perguntinhas básicas como: porque, o que fazer, quando fazer e como fazer.
- organização: organizar é utilizar todos os recursos disponíveis, seja ele financeiro, humano ou material.
- controle: controlar é verificar se todos os recursos estão sendo utilizando com eficiência para se alçar o objetivo traçado.
- direção: coordenar o projeto, verificar se estão ocorrendo falhas e se esta de acordo com o que foi planejado. Também é aqui que se verifica se o objetivo foi alcançado, se não foi o que o impediu.
No livro O Monge e o Executivo, (uma excelente leitura para qualquer profissional), James C. Hunter nos mostra todos os requisitos para nos tornarmos um líder ideal, e explica que “para uma boa colheita é preciso ter um bom cultivo”. Portanto, no ambiente profissional é preciso manter um clima harmonioso e saudável para estimular a equipe. Os líderes devem ser sábios, cativantes, motivadores.
Tanto na área do secretariado como nas demais, o fato de exercer bem o papel de líder só tem a contribuir positivamente para a carreira do líder e para a empresa. Para a empresa, vale lembrar que os bons líderes são pessoas agradáveis, cativantes e que motivam. Toda empresa gostaria de ter funcionários assim, afinal, um bom relacionamento com as diversas hierarquias dentro de uma organização é essencial. Nada melhor do que conviver com pessoas com as quais você se relaciona bem, e que ainda por cima incentivam seus colegas a agir de uma maneira positiva. Tais fatores consequentemente aumentam a produtividade, o que só tem a acrescentar. Para os superiores, o fato de ter um líder em sua equipe faz com que adquira cada vez mais confiança no mesmo, podendo delegar funções e responsabilidades e aumentando seu tempo livre para outras atividades.
Para o profissional líder, as chances de crescimento na sua carreira podem se multiplicar. E, no caso da secretária executiva, que cumpre diversas funções, isso pode funcionar como um patamar para seu desenvolvimento profissional: líderes são notados. São elogiados e tornam-se cada vez mais necessários. Costumam sobressair-se em determinados aspectos e isso pode trazer reconhecimento – o dela própria e, claro, de seus superiores.
Primeiramente, conforme já mencionamos, o fato de autoliderar-se cria uma autonomia importantíssima no processo de crescimento próprio, pois, independente da atuação de outros, percebe-se que é possível administrar sua própria rotina e fazer escolhas que permitam estabelecer metas e cumprí-las. O líder tende a estar muito contente com seu próprio rendimento, mas nunca completamente satisfeito, e isso é excelente profissionalmente, pois quem pensa desta forma só tende a crescer e aperfeiçoar-se. O contentamento com a própria atuação, por si só, é um fator motivante para que produza-se mais e melhor. O bom relacionamento faz bem para os outros e para o líder.
Para que você possa se tornar cada vez mais super, capriche nas suas habilidades de liderança! Lembre-se sempre de tratar aos outros como gostaria de ser tratada! Um sorriso e palavras agradáveis só fazem bem!
Texto escrito por Regi (autorizado a publicação)
Professora de Língua Portuguesa e Língua Inglesa, especialista em Língua Portuguesa e Literaturas pela Faculdade Estadual de Filosofia, Ciências e Letras de União da Vitória - PR. Mestre em Estudos de Tradução pela Universidade Federal de Santa Catarina. É também empresária no setor de moda e vestuário.
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(by Sirley)
