Seja para fechar negócios, fazer ou assistir uma apresentação de produto ou serviço, para acompanhar seu superior e fazer as devidas anotações, e até nos encontros de equipe, passa-se um bom tempo em salas de reunião. Para alguns é uma verdadeira tortura, já que muitas vezes elas começam atrasadas, duram mais tempo do que deveriam e perde-se valiosos minutos com interrupções. Porém, sabemos que são indispensáveis e muito importantes.
Reuniões são ótimos lugares para fazer networking, então seguir algumas regras de etiqueta profissional só vai melhorar a sua imagem frente a colegas, clientes, fornecedores e superiores hierárquicos. Confira então as sete normas para mostrar seu lado mais profissional em uma sala de reuniões:
1) Tempo é dinheiro – Isso significa “não se atrase”. Se a reunião for fora de sua empresa, chegue com 10 minutos de antecedência. Se for no seu local de trabalho, ajuste sua agenda para que você esteja na sala de reuniões no horário certo. Se souber que vai atrasar com antecedência, avise os participantes. Se a reunião em que você está participando atrasou e vai atrapalhar compromissos futuros, avise que você terá que sair mais cedo.
2) Cartões de visitas servem como lembrete – Em reuniões formais os cartões de visitas são trocados logo no início, e caso esteja lidando com completos desconhecidos, mantenha-os sobre a mesa, à sua frente para não cometer a gafe de não se lembrar dos nomes. Em reuniões informais, trocam-se os cartões no final, nunca à mesa quando se está comendo, e somente quando há um interesse mútuo de contato futuro.
3) Com que roupa eu vou – Nas reuniões externas é importantíssimo que você saiba qual é o padrão de vestuário da empresa visitada. Se ela exige que seus profissionais usem trajes formais (terno e gravata para homens e tailleur ou terninhos para as mulheres), então honre a empresa vestindo-se de acordo.
4) Celular só em caso de emergência – Em termos gerais, sempre desligue o seu celular para evitar interrupções e aborrecimentos ao palestrante. Se você estiver esperando uma ligação urgente, avise a todos na reunião do fato e deixe-o no vibracall (não em cima da mesa). Se ele tocar e for a ligação esperada, peça licença e saia da sala.
5) Não tente ser mais esperto que a maioria – Você se lembra daquela velha máxima “em boca fechada, não entra mosquito”? Ela é bem válida em reuniões. Para começar, não converse durante uma explanação ou debate. Se alguém estiver fazendo uma apresentação, só faça perguntas se o palestrante autorizar. E não queira chamar a atenção, fazendo perguntas que você julgue inteligente. Principalmente porque essas reuniões são ótimos lugares para assimilar informações que serão importantes em sua vida profissional.
6) Lembre-se da sua mãe – Existem regrinhas básicas que sua ela lhe ensinou quando você era criança e que sim, são usadas no ambiente profissional. Quer ver? Sente-se sempre na posição correta e não escorrido na cadeira, mesmo que a reunião esteja chata e longa. Trate as pessoas desconhecidas por senhor ou senhora, doutor etc. e só mude se elas lhe derem a liberdade de chamá-las de “você”. Evite expressões e gestos bruscos quando estiver falando. E foque no assunto da reunião, evitando entrar em questões pessoais.
7) Quando é você que prepara uma reunião – Ao capitanear uma reunião, você terá muita coisa para pensar antes. A convocação deve ser clara, com o que será tratado e quanto tempo vai durar, de preferência com um cronograma pré-estabelecido. Prepare anteriormente a forma de apresentação de ideias e faça com que o ambiente seja confortável aos participantes (não se esqueça de água, por exemplo). Só responda a perguntas e exponha seus pensamentos quando tiver certeza e segurança do assunto e esteja preparado para ouvir atentamente as ideias de todos os participantes, obviamente nunca impondo a sua opinião sobre a de todos.
Por fim, lembre-se que uma reunião de negócios é um local onde seu comportamento e intelecto serão analisados. Assim, um detalhe negligenciado pode por muita coisa a perder. Siga sempre as regras de etiqueta às quais está acostumada. Postura é fundamental!
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