Inteligência Emocional para Profissionais de Secretariado

Competência vital para manter o foco, aprender a trabalhar sob pressão e otimizar resultados.
Consultora: Bete D´Lia
Carga Horária: 08 horas

Objetivos:

• Compreenda a importância das emoções no mundo corporativo, como competência decisiva para tomar decisões qualitativas, manter o equilíbrio e o foco, sem prejuízo da qualidade pessoal e profissional.

• Exercite o contato com as emoções, permitindo que sejam expressas e aprendendo a adequá-las aos relacionamentos pessoais e profissionais, como diferencial competitivo.

• Aprenda a desenvolver inteligência emocional, para otimizar a arte de trabalhar em equipe, solucionar conflitos interpessoais e lidar, de forma qualitativa, com perfis heterogêneos.

• Os benefícios da inteligência emocional, como caminho permanente de autoconhecimento e forma consciente de adquirir mais saúde física, emocional e intelectual.

Público Alvo:

Secretários, assessores, assistentes, profissionais da área de gestão

Tópicos Abordados:

Conceito da Inteligência Emocional:

• A presença irreversível das emoções no mundo corporativo, como parte das competências vitais dos profissionais de sucesso.

• Como a Inteligência Emocional pode otimizar a performance da profissional Secretária.

• A diferença entre QI e QE – Como participam no cenário empresarial, do processo de seleção à promoção, fazendo a "diferença" na empregabilidade e na evolução profissional.

• A possibilidade de desenvolver o QE em qualquer idade.

• O QE como elemento vital na qualidade do desempenho, na administração de situações de pressão, na otimização dos resultados e relacionamentos.

As emoções no ambiente de trabalho:

• As emoções nutrem ou envenenam os ambientes – Como a secretária pode aperfeiçoar o papel de "agente facilitador", expressando as emoções nutritivas no cenário empresarial

• Identificando as emoções no cotidiano e aprendendo a administrá-las, com foco na qualidade das decisões 

• As emoções e sua contribuição para encontrar a convergência na divergência

• Os prejuízos nos resultados, na imagem profissional e institucional dos profissionais que "ignoram" as emoções como competência profissional

• Como a profissional secretária pode incorporar essa competência e ajudar a disseminá-la nos relacionamentos com executivos, pares , clientes internos e externos.

Como adquirir Inteligência Emocional:

• As emoções, a saúde integral (corpo, mente e alma) e a interface com a vida profissional e pessoal

• Os cinco passos para a profissional secretária adquirir Inteligência Emocional

• Rituais práticos de qualidade diária, para incentivar o uso saudável das emoções

• A inteligência Emocional como parte essencial das novas competências, para conciliar sucesso e felicidade, qualidade de vida pessoal e profissional.

Metodologia:

Exposição interativa e dialogada com material de suporte audiovisual. Vivência prática na análise de dados e na elaboração de um modelo "piloto" de indicadores de resultado. Utilização de dinâmicas de grupo e sensibilização musical.

Carga horária – 8 h

Consultora: Bete D`Elia

• Graduada em Letras Português/Francês pela Universidade São Paulo, Pós-graduada (latu-sensu) em Psicologia Universal pelo Psyko Universal, Instituto de Desenvolvimento e vários cursos de especialização na área de Recursos Humanos, Administração, Qualidade e Comunicação.

• Consultora de empresas, palestrante, instrutora de cursos para líderes, profissionais da área de gestão, assessores, profissionais da linha de frente, secretárias, vendedores e profissionais em geral. 

• Autora do livro "Profissionalismo – Não dá para não ter" – Editora Gente. 

• Colaboradora de Sites e Revistas de Desenvolvimento Profissional. 

• Co-autora do Livro "Secretária Executiva" pelo IOB-THOMSON.

Local: Rua Arizona, 1349 - 2° Andar - Brooklin - São Paulo / SP  Investimento:
Inscrição  Curso	Inscrição Antecipada*	Inscrição Associado SINSESP	Inscrição Antecipada Associado SINSESP
R$ 790,00	R$ 553,00	R$ 632,00	R$ 474,00
Inscrição Antecipada: 10 dias antes da data de realização do curso Inclui: Material Didático e Coffee-break Forma de Pagamento: depósito ou boleto bancário
Garanta sua vaga! Faça sua inscrição pelo telefone: (11) 5051-0270 / (11) 5052-0357

Organizando Um Evento

Em nossa rotina profissional é comum precisarmos organizar eventos. Esse tipo de atividade está cada vez mais delegada à secretária por suas características de organização, responsabilidade e eficiência.

Secretárias estão habituadas a planejar e organizar reuniões, que não deixam de ser eventos. Podem muito bem preparar outros tipos de eventos mais complexos sem medo.

Antes de sair organizando o evento, você precisa pensar qual o tipo de evento mais adequado para o que você deseja. Existem dezenas de tipo de eventos, como por exemplo:

• esportivo e competitivo: abrange atividades esportivas das mais diferentes modalidades;

• promocionais: produtos e técnicas expostos para venda;

• políticos: eventos relacionado a política, partidos, sindicatos.

• recreativos: este o objetivo principal é o entretenimento dos participantes;

• treinamento: apresentação de novas técnicas de trabalho;

• almoço e jantar: pode ser utilizadas para comemoração, homenagens, programas de visitas. Geralmente eles acontecem em restaurantes, hotéis, clubes ou ate mesmo no refeitório da empresa. Quem organiza deve ser o primeiro a chegar e deve-se prestar atenção quanto a restrições de alimentos devido a religião ou de saúde.

• brainstorm: aqui o objetivo é estimular a produção de idéias visando a solução de algum problema. Surge a primeira idéia e as demais vão surgindo conforme os participantes vão discutindo o assunto.

• coffee break: este é muito utilizado. Normalmente é oferecido nos intervalos de eventos numa mesa devidamente preparada e decorada para a ocasião. Aqui geralmente é oferecido uma variedade de salgados, doces, sucos, chás, café, água, etc.

• coquetel: evento de curta duração, onde as pessoas geralmente ficam livres para circularem entre todos os participantes. Aqui é servido através de garçons, ou mesmo através de uma mesa bem localizada. Salgadinhos e bebidas é o mais adequado.

• happy hour: reunião de final de tarde. Geralmente acontece em bares, restaurante e hotéis ou até mesmo na empresa. O cardápio é o mesmo do coquetel. Aqui podem surgir brincadeiras e jogos para descontrair.

• palestra: exposição de determinado assunto para uma platéia pequena que já possui certo conhecimento sobre o assunto que será abordado. Os participantes podem participar através de perguntas ao palestrante.

• seminário: aqui o assunto é de conhecimento de todos, que participam divididos em grupo. O objetivo principal é somar informações e experiências.

A organização de um evento é divido em três etapas: pré-evento, transevento e pós-evento.

Pré-evento

Aqui é onde você vai planejar o evento e organizar conforme o objetivo que deseja alcançar. Essa é a fase mais difícil, pois terá que conciliar o interesse, o formato mais adequado, ter uma ideia atrativa e que agrade todo o seu público alvo.

É importante que nesta fase você faça um briefing, que é analisar por completo todas as necessidades, objetivos e expectativas do evento. Após ter feito isso, escolha uma data e local, realize orçamentos e propostas e após ter escolhido a melhor, formalize tudo o que foi acertado com um contrato.

Transevento

Aqui é a hora de colocar as mãos na obra. É a parte prática da organização. É preciso tomar muito cuidado para que tudo saia conforme foi planejado.

Crie um cronograma com a descrição das atividades a serem executadas e seus prazos, assim você consegue ter uma noção mais exata do tempo que necessita para organizar tudo com bastante calma.

Checklist nesta etapa é indispensável. Aqui você vai lista absolutamente tudo que envolve seu evento. Conforme for resolvendo, vai marcando com um ok.

Aqui você também deve colocar quem é responsável pelo o que e quais as funções de cada membro do grupo na organização do evento. Junte o cronograma, o checklist e a lista de membros com as responsabilidades tudo em um mesmo arquivo, assim você tem uma centralização de informações e ganha em agilidade, pois não precisa ficar procurando papeis. Lembre disso secretária, devemos ser práticas!

Pós-evento

É a hora de reunir todos os envolvidos no evento para discutir sobre avaliação, prestação de contas, o que houve de errado, se o objetivo do evento foi alcançado.

Para organizar eventos é preciso de um tempo mínimo para um bom planejamento, como por exemplo:

Tipo de evento	Prazo de antecedência
Congressos internacionais	1 ano
Congressos nacionais	1 ano
Reuniões locais	3 meses
Feiras ou exposições	1 ano
Festas ou comemoração (mais de 1.000 convidados)	3 meses
Festas ou comemoração (até 500 convidados)	1 mês
Festa ou comemoração simples	10 dias
Pequeno porte	até 150 participantes
Médio porte	de 151 a 500 participantes
Grande porte	de 501 a 5.000 participantes

Lembre, secretária: quanto antes planejar e orçar seu evento, menor será seu custo. Eventos que surgem de última hora e tem urgência costumam elevar seu valor total.

O sucesso do seu evento depende de planejamento, então, para isso é importante lembrar de alguns detalhes como: tipo de evento, público-alvo,  pesquisa de preços, patrocínios, parcerias e apoios, sorteios para os participantes, brindes etc.

Organize seu evento, seja ele um mega evento ou apenas uma reunião. Caso seja seu primeiro evento, não tenha medo, secretárias estão sempre prontas para desafios!

Por trás de um grande evento tem sempre uma super secretária! =]

Dicas Para Compra De Passagens Aéreas

Se você, secretária, ainda não precisou planejar viagens executivas, esse dia fatalmente chegará!  E quanto mais cedo chegar, melhor. Em geral é sinal de bons negócios para a empresa.

Uma viagem bem planejada, sem dores de cabeça e propícia ao sucesso, depende muito de um bom trabalho da secretária.

Tendo isso em mente, é hora de considerar questões como praticidade e economia… principalmente quando o número de viagens aumenta. Você não vai querer que cada compra de passagem seja um parto; no fim do mês, claro, você vai querer os créditos por conseguir economizar preciosos reais na fatura do cartão de crédito.

A boa notícia é que as empresas aéreas estão loucas para nos ajudar! E o Super Secretária Executiva vai encurtar o caminho ainda mais:

Dicas para a GOL (www.voegol.com.br)

No site da Gol é possível criar um login e senha para sua empresa. Passo 1: crie. Passo 2: use esta contaSEMPRE! Para todas as suas compras.

Com esses dados você pode cancelar e alterar facilmente qualquer bilhete comprado. Não precisa enfrentar no telefone os atendentes do fatídico  0300… que, aliás, está sempre ocupado. E parece que o atendimento demora ainda mais quando a viagem e urgente, coincidentemente…

A outra boa notícia é que efetuando essas operações pelo site você não paga as taxas administrativas que pagaria se isso fosse feito pelo telefone.

O login no site ainda permite que você administre os créditos quando perde um vôo ou quando cancela um bilhete. Neste caso existem taxas administrativas, mas a parte interessante é que, diferente do que acontece em outas companhias, os créditos podem ser utilizados para compras em nome de outros passageiros. Ponto importante para a GOL.

Também é possível solicitar reembolso de compra conforme a necessidade. Mas é importante que cada tipo de tarifa (econômica, programada, promoção) cobra um valor diferente pela remarcação, cancelamento e reembolso. Sempre atenção para ver qual é a melhor opção!

Dicas para a TAM (www.tam.com.br)

Recentemente descobri que a  Tam também tem uma ferramenta bem legal para tarifas corporativas. É o Smart Business Tam, solução corporativa de venda direta.

Esta ferramenta está disponível apenas para empresas que não tem vínculo contratual com agências de turismo. Isso acontece para que as agências não criem uma guerra por clientes…

O Smart esta disponível online, no próprio site da Tam. Não é preciso instalar nada! E o melhor, é uma ferramenta gratuita que a Tam oferece a seus clientes.

Uma vantagem super importante que você ganha utilizando o Smart é poder fazer reservas de trechos com o prazo de 48 horas para emitir o bilhete. Tirando os benefícios óbvios disso, é importante porque as tarifas variam muito, principalmente na véspera do embarque. Com isso é possível garantir a compra com tarifas mais baixas mesmo quando a viagem ainda não é uma certeza, sem pagar taxas de realocação.

Outra coisa importante pra quem compra muita passagem pra pessoas diferentes: o sistema também permite fazer compras faturadas. Ou seja, adeus cartão corporativo!

Nosso amigo Smart também manda SMS e e-mail com informações do bilhete comprado. Isso é perfeito para nós, secretárias! Poupa o trabalho de enviar comprovantes para vários lugares. Confirmou a compra… pronto! O sistema faz o resto.

Também é possível deixar cadastrado determinados passageiros, aqueles que viajam com freqüência. Assim não é preciso preencher sempre todos os dados solicitados para compra. Menos tempo preenchendo formulários chatos, mais tempo pra você fazer o que é realmente importante. Super, não é?

A empresa que utiliza esta ferramenta ainda garante um desconto especial para suas compras de 1 a 5% sobre o valor do bilhete.  Analisando friamente, não parece um desconto significativo. Mas para empresas que utilizam agências de turismo para compra de passagens, esse desconto acaba sendo maior, pois as agências cobram taxa de 10% sobre o valor da passagem. No fim das contas, sua economia pode chegar a 15% do valor total. Pensar longe é super também. ;)

Dicas para a  TRIP (www.voetrip.com.br)

A Trip também tem tarifas corporativas com valores diferenciados. Esses descontos variam conforme a frequência de compra de passagens. Aqui fidelidade compensa: quanto mais você utilizar Trip, maior o seu desconto.

Para conseguir esse beneficio é preciso se cadastrar diretamente no site da Trip, no canto superior direito, onde diz “Cadastro Agência”.

Após alguns dias a Trip entra em contato contigo, solicitando alguns documentos como contrato social, relatório de gasto anual em passagens aéreas, entre outros, para, aí sim, liberar o acesso para você.

Uma das coisas bacanas da  Trip é a opção de reservar o bilhete para poder emitir mais tarde. Parecido com a GOL, cancelar e alterar diretamente pelo site.

Com certeza essas dicas serão úteis para secretárias que, assim como eu, são responsáveis por conseguir o melhor vôo com o melhor valor, para fechar os melhores negócios. Experimente! Essas ferramentas ainda serão grandes amigas suas.

Como Portar-Se Em Uma Reunião De Negócios

Seja para fechar negócios, fazer ou assistir uma apresentação de produto ou serviço, para acompanhar seu superior e fazer as devidas anotações, e até nos encontros de equipe, passa-se um bom tempo em salas de reunião. Para alguns é uma verdadeira tortura, já que muitas vezes elas começam atrasadas, duram mais tempo do que deveriam e perde-se valiosos minutos com interrupções. Porém, sabemos que são indispensáveis e muito importantes.

Reuniões são ótimos lugares para fazer networking, então seguir algumas regras de etiqueta profissional só vai melhorar a sua imagem frente a colegas, clientes, fornecedores e superiores hierárquicos. Confira então as sete normas para mostrar seu lado mais profissional em uma sala de reuniões:

1) Tempo é dinheiro – Isso significa “não se atrase”. Se a reunião for fora de sua empresa, chegue com 10 minutos de antecedência. Se for no seu local de trabalho, ajuste sua agenda para que você esteja na sala de reuniões no horário certo. Se souber que vai atrasar com antecedência, avise os participantes. Se a reunião em que você está participando atrasou e vai atrapalhar compromissos futuros, avise que você terá que sair mais cedo.

2) Cartões de visitas servem como lembrete – Em reuniões formais os cartões de visitas são trocados logo no início, e caso esteja lidando com completos desconhecidos, mantenha-os sobre a mesa, à sua frente para não cometer a gafe de não se lembrar dos nomes. Em reuniões informais, trocam-se os cartões no final, nunca à mesa quando se está comendo, e somente quando há um interesse mútuo de contato futuro.

3) Com que roupa eu vou – Nas reuniões externas é importantíssimo que você saiba qual é o padrão de vestuário da empresa visitada. Se ela exige que seus profissionais usem trajes formais (terno e gravata para homens e tailleur ou terninhos para as mulheres), então honre a empresa vestindo-se de acordo.

4) Celular só em caso de emergência – Em termos gerais, sempre desligue o seu celular para evitar interrupções e aborrecimentos ao palestrante. Se você estiver esperando uma ligação urgente, avise a todos na reunião do fato e deixe-o no vibracall (não em cima da mesa). Se ele tocar e for a ligação esperada, peça licença e saia da sala.

5) Não tente ser mais esperto que a maioria – Você se lembra daquela velha máxima “em boca fechada, não entra mosquito”? Ela é bem válida em reuniões. Para começar, não converse durante uma explanação ou debate. Se alguém estiver fazendo uma apresentação, só faça perguntas se o palestrante autorizar. E não queira chamar a atenção, fazendo perguntas que você julgue inteligente. Principalmente porque essas reuniões são ótimos lugares para assimilar informações que serão importantes em sua vida profissional.

6) Lembre-se da sua mãe – Existem regrinhas básicas que sua ela lhe ensinou quando você era criança e que sim, são usadas no ambiente profissional. Quer ver? Sente-se sempre na posição correta e não escorrido na cadeira, mesmo que a reunião esteja chata e longa. Trate as pessoas desconhecidas por senhor ou senhora, doutor etc. e só mude se elas lhe derem a liberdade de chamá-las de “você”. Evite expressões e gestos bruscos quando estiver falando. E foque no assunto da reunião, evitando entrar em questões pessoais.

7) Quando é você que prepara uma reunião – Ao capitanear uma reunião, você terá muita coisa para pensar antes. A convocação deve ser clara, com o que será tratado e quanto tempo vai durar, de preferência com um cronograma pré-estabelecido. Prepare anteriormente a forma de apresentação de ideias e faça com que o ambiente seja confortável aos participantes (não se esqueça de água, por exemplo). Só responda a perguntas e exponha seus pensamentos quando tiver certeza e segurança do assunto e esteja preparado para ouvir atentamente as ideias de todos os participantes, obviamente nunca impondo a sua opinião sobre a de todos.

Por fim, lembre-se que uma reunião de negócios é um local onde seu comportamento e intelecto serão analisados. Assim, um detalhe negligenciado pode por muita coisa a perder. Siga sempre as regras de etiqueta às quais está acostumada. Postura é fundamental!

               

Escrito por Regi

Professora de Língua Portuguesa e Língua Inglesa, especialista em Língua Portuguesa e Literaturas pela Faculdade Estadual de Filosofia, Ciências e Letras de União da Vitória - PR. Mestre em Estudos de Tradução pela Universidade Federal de Santa Catarina. É também empresária no setor de moda e vestuário.

Você conhece o Volp?

O Vocabulário Ortográfico da Língua Portuguesa (Volp), é um levantamento feito pela Academia Brasileira de Letras, a fim de registrar as unidades lexicais pertencentes à língua portuguesa.

O Volp não é um dicionário, nele aparecem registradas as grafias das palavras e sua classe gramatical (substantivo, verbo, etc.). Facilita os interessados por uma escrita correta e auxilia quem está confuso com o novo Acordo Ortográfico.

Existe a versão impressa com 381 mil verbetes (5ª edição, 2009. 976 Pgs.), ou se preferir, acesse o endereço eletrônico

http://www.academia.org.br/abl/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?sid=23

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Dicas para economizar na sua viagem ao exterior  !!!!

Precisa se planejar antes para não ultrapassar os gastos  e escolher para qual destino você deseja ir .

De acordo  com o Gerente Comercial da CI(Central de Intercambio),Jan Wrede, dará dicas para a sua viagem ser tranquila .

Se a pessoa levar  100 dólares ou euros,dependendo do pais de destino ,para gastar por dia,com transporte  e alimentação terá uma viagem bem tranquila.

Se for para Europa e Estados Unidos ,esses paises oferecem cartões de metro com validade mensal para você se locomover de uma cidade a outra ou ate mesmo ir de um estado para o outro.De acordo com Wrede ,os 100 dólares ou euros também vão dar para gastar em algumas coisas básicas como por exemplo:Uma roupa,produtos de farmácia e algumas lembranças,para os seus familiares e amigos.

A acomodação se você pretende ir para o exterior estudar a melhor coisa a se fazer é ir para alguma casa de família que alem disso você economiza. O Gerente da CI(Central de intercambio) explica que em media os 30 dias ,você gasta 2 mil dolares ou euros .Se você optar por uma casa de família você poderá interagir com a família e aprenderá mais rápido. 

Se por acaso você tiver uma dor de dente ou ficar doente nos Estados Unidos ou na Europa e não tiver o seguro que cubra as suas idas ao médico,o preço da sua viagem poderá ser mais caro.O Wrede diz que “um seguro saúde custa em media 200 a 300 dólares e também é bom ter um seguro de bagagem para casos de roubo ou perda ".

Antes de você pensar em viajar primeiro é preciso fazer um planejamento para onde você quer ir? Quanto em media irá gastar  por dia? O que você vai comprar de roupa, sapato ou ate mesmo lembrançinhas?

Para você não ter dor de cabeça quando voltar, evite pagar suas compras, sua alimentação ou até mesmo o passeio com o cartão de crédito se for utiliza-lo como segunda opção, usa-o só para emergências e não para o dia a dia e sempre pague à vísta para não ter preocupação e nem perdas de sono quando voltar para o seu país de origem.