Organizando Um Evento

Em nossa rotina profissional é comum precisarmos organizar eventos. Esse tipo de atividade está cada vez mais delegada à secretária por suas características de organização, responsabilidade e eficiência.

Secretárias estão habituadas a planejar e organizar reuniões, que não deixam de ser eventos. Podem muito bem preparar outros tipos de eventos mais complexos sem medo.

Antes de sair organizando o evento, você precisa pensar qual o tipo de evento mais adequado para o que você deseja. Existem dezenas de tipo de eventos, como por exemplo:

• esportivo e competitivo: abrange atividades esportivas das mais diferentes modalidades;

• promocionais: produtos e técnicas expostos para venda;

• políticos: eventos relacionado a política, partidos, sindicatos.

• recreativos: este o objetivo principal é o entretenimento dos participantes;

• treinamento: apresentação de novas técnicas de trabalho;

• almoço e jantar: pode ser utilizadas para comemoração, homenagens, programas de visitas. Geralmente eles acontecem em restaurantes, hotéis, clubes ou ate mesmo no refeitório da empresa. Quem organiza deve ser o primeiro a chegar e deve-se prestar atenção quanto a restrições de alimentos devido a religião ou de saúde.

• brainstorm: aqui o objetivo é estimular a produção de idéias visando a solução de algum problema. Surge a primeira idéia e as demais vão surgindo conforme os participantes vão discutindo o assunto.

• coffee break: este é muito utilizado. Normalmente é oferecido nos intervalos de eventos numa mesa devidamente preparada e decorada para a ocasião. Aqui geralmente é oferecido uma variedade de salgados, doces, sucos, chás, café, água, etc.

• coquetel: evento de curta duração, onde as pessoas geralmente ficam livres para circularem entre todos os participantes. Aqui é servido através de garçons, ou mesmo através de uma mesa bem localizada. Salgadinhos e bebidas é o mais adequado.

• happy hour: reunião de final de tarde. Geralmente acontece em bares, restaurante e hotéis ou até mesmo na empresa. O cardápio é o mesmo do coquetel. Aqui podem surgir brincadeiras e jogos para descontrair.

• palestra: exposição de determinado assunto para uma platéia pequena que já possui certo conhecimento sobre o assunto que será abordado. Os participantes podem participar através de perguntas ao palestrante.

• seminário: aqui o assunto é de conhecimento de todos, que participam divididos em grupo. O objetivo principal é somar informações e experiências.

A organização de um evento é divido em três etapas: pré-evento, transevento e pós-evento.

Pré-evento

Aqui é onde você vai planejar o evento e organizar conforme o objetivo que deseja alcançar. Essa é a fase mais difícil, pois terá que conciliar o interesse, o formato mais adequado, ter uma ideia atrativa e que agrade todo o seu público alvo.

É importante que nesta fase você faça um briefing, que é analisar por completo todas as necessidades, objetivos e expectativas do evento. Após ter feito isso, escolha uma data e local, realize orçamentos e propostas e após ter escolhido a melhor, formalize tudo o que foi acertado com um contrato.

Transevento

Aqui é a hora de colocar as mãos na obra. É a parte prática da organização. É preciso tomar muito cuidado para que tudo saia conforme foi planejado.

Crie um cronograma com a descrição das atividades a serem executadas e seus prazos, assim você consegue ter uma noção mais exata do tempo que necessita para organizar tudo com bastante calma.

Checklist nesta etapa é indispensável. Aqui você vai lista absolutamente tudo que envolve seu evento. Conforme for resolvendo, vai marcando com um ok.

Aqui você também deve colocar quem é responsável pelo o que e quais as funções de cada membro do grupo na organização do evento. Junte o cronograma, o checklist e a lista de membros com as responsabilidades tudo em um mesmo arquivo, assim você tem uma centralização de informações e ganha em agilidade, pois não precisa ficar procurando papeis. Lembre disso secretária, devemos ser práticas!

Pós-evento

É a hora de reunir todos os envolvidos no evento para discutir sobre avaliação, prestação de contas, o que houve de errado, se o objetivo do evento foi alcançado.

Para organizar eventos é preciso de um tempo mínimo para um bom planejamento, como por exemplo:

Tipo de evento	Prazo de antecedência
Congressos internacionais	1 ano
Congressos nacionais	1 ano
Reuniões locais	3 meses
Feiras ou exposições	1 ano
Festas ou comemoração (mais de 1.000 convidados)	3 meses
Festas ou comemoração (até 500 convidados)	1 mês
Festa ou comemoração simples	10 dias
Pequeno porte	até 150 participantes
Médio porte	de 151 a 500 participantes
Grande porte	de 501 a 5.000 participantes

Lembre, secretária: quanto antes planejar e orçar seu evento, menor será seu custo. Eventos que surgem de última hora e tem urgência costumam elevar seu valor total.

O sucesso do seu evento depende de planejamento, então, para isso é importante lembrar de alguns detalhes como: tipo de evento, público-alvo,  pesquisa de preços, patrocínios, parcerias e apoios, sorteios para os participantes, brindes etc.

Organize seu evento, seja ele um mega evento ou apenas uma reunião. Caso seja seu primeiro evento, não tenha medo, secretárias estão sempre prontas para desafios!

Por trás de um grande evento tem sempre uma super secretária! =]