A profissão de Secretaria

 

 

 

 

 

Resumo da Profissão

Apoiar gerentes, supervisores e outros profissionais nos vários serviços administrativos.

Quais são os outros nomes desta profissão?

Assistente administrativa
Secretária executiva
Secretária particular

Quais são as tarefas e responsabilidades desta profissão?

Marca e controla compromissos, reuniões e viagens.
Responde e faz chamadas telefônicas.
Digita cartas, relatórios, apresentações e outros documentos.
Organiza a cópia de documentos.
Arquiva documentos.
Realiza serviços administrativos em geral.
Controla a correspondência de entrada e saída.
Saúda visitantes.
Assiste reuniões e faz a minuta ou ata da reunião.
Toma ditados usando taquigrafia ou gravador.
Realiza pesquisas e prepara documentos.
Solicita ou compra material de escritório
Eventualmente executa outras tarefas nas férias de funcionários.

Quais são os requisitos para esta profissão?

Habilidades Necessárias
Boa comunicação organizacional e deve saber ouvir.
Deve ser detalhista quando necessário.
Saber tomar decisões.
Bom desempenho ao digitar no teclado do computador.
Prática em utilizar computadores.

Conhecimentos Necessários

Conhecer totalmente o papel da secretária e o que faz cada cargo na empresa.
Conhecer os métodos de trabalho em um escritório.
Conhecer os sistemas de informações.
Bom conhecimento de português (falado, escrito, gramatical).

Qualidades Pessoais

Devem ser pacientes, diplomáticas, discretas e auto-motivadas.
Devem saber trabalhar independentemente e como parte de uma equipe.
Devem saber estabelecer prioridades, trabalhar sob pressão, honrar compromissos e datas, relacionar-se com funcionários de todos os níveis.

Requisitos Físicos

O cargo não requer esforço físico. Deve ter boa aparência.

Como iniciar nesta profissão?

Segundo grau.
Ter o certificado com DRT.
Boa digitação.
Bom domínio de microcomputador.
Experiência em recepção.
Experiência em atendimento a clientes
Experiência em serviços administrativos.

Como é o local de trabalho desta profissão?

Normalmente trabalham em escritórios de sedes ou filiais de empresas.
Eventualmente viajam a serviço.
Usam computadores, máquinas de escrever, telefones, fax, máquinas copiadoras, etc.
Normalmente trabalham nos horários normais da empresa.
Normalmente trabalham usando telefone, fax, e-mail ou contato pessoal com um grande número de pessoas (clientes, visitantes, outras secretarias, gerentes, etc).
Pode supervisionar pequeno grupo de pessoas.

Qual é o futuro da profissão?

As perspectivas de futuro são boas. Gerentes, diretores e outros profissionais estão gerenciando sua própria correspondência através do email.
Tendência para uma secretária atender vários gerentes e/ou diretores ou mesmo todo um departamento.
Novas tarefas estão surgindo: pesquisa na internet, treinamento, controle de budget, gerenciamento de projeto, elaborar atas de reuniões em notebook.
fonte: institutodenver

http://www.fazfacil.com.br/escritorio/profissao.html